Privacyverklaring / Privacy conditions

View English version

Gilde van Harderwijker Stadsgidsen, Privacyverklaring

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Het Gilde van Harderwijker Stadsgidsen (hierna ’t Gilde) verwerkt persoonsgegevens ’t Gilde wil iedereen hierover graag duidelijk en transparant informeren

Privacywetgeving (AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.

Privacy statement en privacybeleid
In dit privacy statement geeft ‘t Gilde antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ’t Gilde.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over iemand zeggen. Bijvoorbeeld de naam, het adres, de leeftijd. Wanneer deze gegevens. of een combinatie ddarvan naar een persoon herleid kunnen worden, is er sprake van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook de voornaam samen met de geboortedatum. Wanneer collega gidsen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en afbeeldingen worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt ‘tGilde persoonsgegevens?
‘t Gilde verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie ziij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn de gegevens van:
- Gidsen en anderen die actief zijn binnen “t Gilde.
- Oud-Gidsen
- Mensen en bedrijven die aan een rondleiding hebben meegedaan of (mogelijk) willen meedoen, hierna “gasten”.
- Mensen met wie ’t Gilde een (werk-)relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad,hierna “andere relaties”.

Welke persoonsgegevens verwerkt ‘t Gilde?
Van mensen die actief zijn of actief zijn geweest legt ‘t Gilde vast:
- voornaam, achternaam, adres,e-mailadres,telefoonnummers, geboortedatum, een foto. (Als iemands foto op het publieke deel van de website wordt geplaatst, gebeurt dat alleen met diens toestemming).

Van de gasten:
Naam, adres, en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Bijzonderheden, van belang om de wandeling zo goed mogelijk te kunnen laten aansluiten bij hun wensen zoals bv bijzondere persoonsgegevens zijn, zie hierna.
Soms ook een foto, die op de website wordt gepubliceerd om bezoekers aan de website een indruk te geven van de wandelingen Voor deze publicatie wordt bij het maken van foto’s steeds expliciet toestemming gevraagd.

Van de andere relaties:
Naam, adres en woonplaats,telefoonnummers en e-mailadres.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?
1. De persoonsgegevens van mensen die actief zijn of actief zijn geweest binnen ’t Gilde worden beheerd door de secretaris, die vanuit of namens het bestuur het eerste aanspreekpunt voor de gidsen is, in samenwerking met de webmaster.
2. De gegevens van de gasten worden beheerd door de coördinatoren, die de contacten met de gasten onderhouden.
3, De gegevens van de andere relaties worden beheerd door de secretaris.

Waarvoor verwerkt ’t Gilde persoonsgegevens?
’t Gilde verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om zijn doelstelling te realiseren: het verzorgen van wandelingen in Harderwijk en omgeving en het wekken van belangstelling daarvoor.

Van alle gidsen en oud-gidsen heeft ‘t Gilde persoonsgegevens nodig. Om vanuit de organisatie van ’t Gilde en tussen de gidsen onderling contact te onderhouden en bijvoorbeeld afspraken te maken over het verzorgen van wandelingen. En om iedereen te informeren over nieuws over en rond ’t Gilde en over activiteiten die georganiseerd worden.

Ook zijn er praktische zaken waarvoor ‘t Gilde gegevens verwerkt.
Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen, verslaglegging e.d.
Van de gasten en andere relaties worden de gegevens geregistreerd om de organisatie van ’t Gilde goed te laten draaien.

Hoelang worden gegevens bewaard?
Gegevens worden bewaard zolang zij nodig zijn voor de werkzaamheden en activiteiten zoals hiervoor omschreven.
Voor het bewaren gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is ’t Gilde gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Cookies of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken.
’t Gilde gebruikt alleen technische en functionele cookies. De cookies die gebruikt worden zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak van de bezoeker.

De bezoeker kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van uw persoonsgegevens indienen bij de secretaris.

Hoe gaat ’t Gilde met de persoonsgegevens om?
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen ’t Gilde of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.
Gegevens van de gasten worden ook verstrekt aan de gids voor zover die nodig is om de wandeling zo goed mogelijk en in overeenstemming met de behoeften en de wensen van de gasten te kunnen verzorgen.

Waar worden de persoonsgegevens bewaard?
De bestanden met persoonsgegevens worden bewaard op het besloten deel van de website van ’t Gilde en op de persoonlijke computers van de betrokken bestuursleden.

’t Gilde wisselt geen gegevens uit met externe partijen.

Wijzigingen privacybeleid
’t Gilde behoud zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Als dat gebeurt, zullen die wijzigingen binnen 1 maand nadat het bestuur daarvoor een besluit heeft genomen, worden gepubliceerd op de website van ’t Gilde.

Ons website-adres is: https://www.stadsgidsenharderwijk.nl

Privacy conditions

Gilde van Harderwijker Stadsgidsen, Privacy statement

Privacy and protection of personal data

The Gilde van Harderwijker Stadsgidsen (hereinafter referred to as 't Gilde) processes personal data. 't Gilde would like to inform everyone about this clearly and transparently

Privacy legislation (GDPR)
As of 25 May 2018, the General Data Protection Regulation applies and concerns, among other things, the storage and protection of personal data.

Privacy statement and privacy policy
In this privacy statement, 't Gilde answers the most important questions about the processing of personal data by 't Gilde.

What is personal data?
There is data that says something about someone. For example, the name, address, age. When this data, or a combination thereof, can be traced back to a person, it is personal data. For example, the address or e-mail address. But also, for example, the first name together with the date of birth. When fellow guides have this personal data, they must handle it with care. Photos and images are also considered personal data.

Who does ‘tGilde process personal data from?
‘t Gilde processes personal data from people with whom they have, want to have or have had a direct or indirect relationship. These are the data of:
- Guides and others who are active within ‘t Gilde.
- Former Guides
- People and companies who have participated in a tour or (possibly) want to participate, hereinafter “guests”.
- People with whom ‘t Gilde has, wants to have or has had a (work) relationship, hereinafter “other relationships”.

What personal data does ‘t Gilde process?
Of people who are or have been active, ‘t Gilde records:
- first name, last name, address, e-mail address, telephone numbers, date of birth, a photo. (If someone’s photo is placed on the public part of the website, this is only done with their permission).

Of guests:
Name, address, and place of residence, telephone number and e-mail address. Details, important to ensure that the walk matches their wishes as well as possible, such as special personal data, see below.
Sometimes also a photo, which is published on the website to give visitors to the website an impression of the walks. For this publication, explicit permission is always requested when taking photos.

Of the other relations:
Name, address and place of residence, telephone numbers and e-mail address.

Who is responsible for processing the personal data?
1. The personal data of people who are or have been active within ’t Gilde are managed by the secretary, who is the first point of contact for the guides from or on behalf of the board, in collaboration with the webmaster.
2. The data of the guests are managed by the coordinators, who maintain contact with the guests.
3. The data of the other relations are managed by the secretary.

For what purpose does ’t Gilde process personal data?
’t Gilde only processes personal data to the extent necessary to achieve its objective: organising walks in Harderwijk and the surrounding area and generating interest in them.

‘t Gilde requires personal data from all guides and former guides. In order to maintain contact within the organisation of ’t Gilde and between the guides and, for example, to make agreements about organising walks. And to inform everyone about news about and around ’t Gilde and about activities that are organised.

There are also practical matters for which ’t Gilde processes data.
For example, to support administrative processes, reporting, etc.
The data of guests and other relations are registered to ensure that the organisation of ’t Gilde runs smoothly.

How long is data stored?
Data is stored for as long as it is necessary for the work and activities as described above.

The statutory regulations apply to storage.

What rules apply to the processing of personal data?
When processing personal data, ’t Gilde is bound by the applicable laws and regulations.

Cookies or similar techniques that we use.
’t Gilde only uses technical and functional cookies. The cookies that are used are necessary for the technical operation of the website and the ease of use of the visitor.

The visitor can opt out of cookies by setting the internet browser so that it no longer stores cookies.

View, modify or delete data.
You have the right to view, correct or delete your personal data.
You can submit a request for access, correction or deletion of your personal data to the secretary.

How does ’t Gilde handle personal data?
The personal data are carefully stored and no longer than necessary for normal use within ’t Gilde or the purpose for which they were processed.

Guest data is also provided to the guide to the extent necessary to provide the walk as well as possible and in accordance with the needs and wishes of the guests.

Where are the personal data stored?
The files with personal data are stored on the private section of the ’t Gilde website and on the personal computers of the board members involved.

’t Gilde does not exchange data with external parties.

Changes to the privacy policy
’t Gilde reserves the right to make changes to this privacy policy. If this happens, these changes will be published on the ’t Gilde website within 1 month after the board has made a decision to do so.

Our website address is: https://www.stadsgidsenharderwijk.nl